Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Quién es el responsable

Troly es una plataforma de gestión de transporte empresarial desarrollada y operada por TALION S.A.S. («Talion», «nosotros»).

Responsable y encargado

Troly lo usan empresas: una empresa de transporte que presta el servicio con sus conductores y vehículos, y una empresa cliente cuyos colaboradores usan el transporte. Por eso:

• Para los datos de conductores, vehículos y colaboradores que cada empresa registra en Troly, esa empresa es la responsable del tratamiento y Talion actúa como encargado: los trata solo por cuenta de ella, según sus instrucciones y esta política.
• Para los datos técnicos que generan las apps y el portal (dispositivo, versión de la app, registros de seguridad), Talion es el responsable.

Cualquier solicitud puede dirigirse a Talion: si corresponde a la empresa responsable, se la trasladamos y le respondemos en los plazos de ley.

2. A quién aplica

• Conductores que usan la app Troly Conductor.
• Colaboradores de la empresa cliente (técnicos y demás pasajeros) que usan la app Troly Técnico.
• Administradores y supervisores que usan el portal de Troly.

Las cuentas las crea la empresa a la que pertenece cada persona; no hay registro abierto al público.

3. Qué datos tratamos

Conductores

• Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, celular, correo y un contacto de emergencia.
• Habilitación para conducir: número, categoría y vencimiento de la licencia, y los documentos del conductor y del vehículo que exigen las normas de transporte especial.
• Del examen médico ocupacional, únicamente la fecha. Troly no guarda resultados ni diagnósticos.
• Foto para el carné digital.
• Ubicación precisa del celular mientras está en turno, con velocidad, rumbo, precisión, nivel de batería y estado de la app.
• Turnos, viajes, listas de chequeo preoperacional, extracto de contrato (FUEC), mensajes del chat del viaje, calificaciones y novedades reportadas con sus fotos y notas de voz.

Colaboradores de la empresa cliente

• Un usuario seudonimizado (por ejemplo, tec-…@troly.app) que asigna su empresa. Troly no necesita su nombre para prestar el servicio.
• Puntos de recogida y destino, ubicación del celular solo mientras usa la app para pedir o seguir un viaje, y lugares recientes guardados en su propio celular.
• Solicitudes y viajes, aceptación o rechazo de viajes compartidos, mensajes del chat y calificaciones.

Usuarios del portal

• Nombre, correo corporativo, empresa, rol, configuración de doble factor y bitácora de las acciones realizadas.

Todos los usuarios

• Datos técnicos: tipo de dispositivo y sistema operativo, versión de la app, identificador de notificaciones, dirección IP, fecha y hora de acceso y registros de errores y seguridad.

4. Ubicación y permisos del celular

Cada permiso se puede retirar en los ajustes del celular. Sin la ubicación, la app no puede asignar ni seguir viajes.

5. Para qué los usamos

1. Asignar, programar y gestionar los servicios de transporte entre la empresa de transporte y la empresa cliente.
2. Mostrar en tiempo real la posición del vehículo a la central de operación y al pasajero del viaje.
3. Atender emergencias y novedades (botón SOS, reportes de incidentes) y dar soporte.
4. Cumplir las normas de transporte especial: FUEC, documentos vigentes del conductor y del vehículo, y trazabilidad de los recorridos.
5. Medir el servicio (tiempos, calificaciones, cumplimiento) y liquidar lo facturable entre las empresas según su contrato.
6. Proteger la plataforma: autenticación, prevención de fraude y abuso, auditoría y continuidad.
7. Enviar notificaciones necesarias para el servicio. Troly no envía publicidad.

La base del tratamiento es la autorización del titular, que la empresa responsable recoge al vincularlo al servicio, y la ejecución del contrato entre las empresas. Usted no está obligado a entregar datos sensibles; si alguno llegara a pedirse, su entrega es facultativa.

6. Con quién los compartimos

• Las empresas del servicio, solo lo necesario: el pasajero ve el nombre y la foto del conductor, la placa y la ubicación del vehículo durante su viaje; el conductor ve el punto de recogida y destino; cada empresa ve la operación de su propio contrato.
• Proveedores tecnológicos que actúan como encargados, con contratos que los obligan a proteger los datos: Google Cloud (alojamiento y base de datos), Google Maps Platform (mapas y rutas), Firebase Cloud Messaging de Google y Apple Push Notification service (notificaciones).
• Autoridades, cuando lo ordene la ley o una autoridad competente.

No vendemos ni alquilamos datos personales.

7. Dónde se guardan

Los datos se alojan en la infraestructura de Google Cloud en Estados Unidos (región us-east1). Estados Unidos figura entre los países con nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio, y la transmisión a nuestros proveedores se hace bajo contratos de encargo que cumplen el régimen colombiano.

8. Cómo los protegemos

• Toda la comunicación viaja cifrada (HTTPS con TLS 1.2 o superior) y los datos se guardan cifrados en reposo.
• Contraseñas almacenadas con algoritmo de resumen seguro (bcrypt), nunca en texto plano; doble factor obligatorio en el portal.
• Acceso por rol: cada empresa y cada supervisor ve solo lo que le corresponde; cuando el equipo de Troly revisa la cuenta de una empresa para darle soporte, lo hace en modo de solo lectura.
• Bitácora de auditoría de las acciones administrativas, protección contra ataques en el borde de la red y monitoreo permanente.
• Seudonimización de los colaboradores de la empresa cliente.

9. Cuánto tiempo los conservamos

Mientras dure el contrato de servicio entre las empresas y, después, solo durante los plazos que exijan las normas de transporte, contables, tributarias o de seguridad, o los necesarios para atender reclamaciones. Cumplidos esos plazos, los datos se eliminan o se anonimizan.

10. Sus derechos y cómo ejercerlos

Como titular usted puede, de forma gratuita:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que otorgó.
• Ser informado sobre el uso que se da a sus datos.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite con nosotros.

Procedimiento

1. Escriba a IT-Department@talionsas.com con su nombre, el usuario o documento con el que usa Troly, su solicitud y un medio de respuesta.
2. Para proteger sus datos podemos pedirle que confirme su identidad.
3. Consultas: respuesta en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más avisándole el motivo.
4. Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): respuesta en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más avisándole el motivo.

11. Eliminar su cuenta

Puede pedir la eliminación de su cuenta en cualquier momento escribiendo a IT-Department@talionsas.com o siguiendo los pasos de la página de soporte.

Como la cuenta pertenece a la operación de su empresa, le avisamos a esa empresa. Su acceso se cierra de inmediato y sus datos personales se eliminan o anonimizan, salvo los registros que la ley obliga a conservar (por ejemplo, los extractos de contrato FUEC y los recorridos de servicios ya prestados), que se guardan solo por el plazo legal.

12. Menores y cambios a esta política

Troly es una herramienta de trabajo para personas mayores de edad; no está dirigida a menores.

Si cambiamos esta política de forma importante, lo publicaremos en esta página con su nueva fecha de vigencia y lo avisaremos por las apps o por la empresa a la que pertenece el usuario antes de aplicarlo.